Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

1. Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) 

Ab 01.07.2022 sind Vertragsarztpraxen dazu verpflichtet, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln, wenn die hierfür notwendige technische Ausstattung vorhanden ist. Darüber hinaus sind Krankenkassen ab dem 01.01.2023 dazu verpflichtet, den Arbeitgebern die AU-Informationen elektronisch zur Verfügung zu stellen. Somit müssen Vertragsarztpraxen die Papierausfertigung für den Arbeitgeber nicht mehr an die Patienten aushändigen. Die technische Ausstattung zum Versand von eAUs an Krankenkassen liegt vor, wenn 

• ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) der zweiten Generation (G2.0) vorhanden ist. 
• der Konnektor mindestens zum E-Health-Konnektor (PTV4+) upgedatet wurde. 
• ein KIM-Account eingerichtet ist - das ePA Plus Paket über den EPIKUR Vertrieb bestellt und lizenziert wurde, 
• EPIKUR in der Version 22.1.1 (Featureupdate) installiert wurde. 

Ab der EPIKUR Version 22.1.1 ist es möglich elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt aus der Patientenakte oder gesammelt über die Nachrichtenzentrale an die Krankenkassen zu versenden. Hierbei ist, je nach individueller Arbeitsweise, die Nutzung von Einzel-, Stapel- oder Komfortsignatur möglich. 

Ab der EPIKUR Version 23.1.0 stehen Checkboxen zur Verfügung, um Papierausdrucke für den Arbeitgeber zu deaktivieren.

2. Voraussetzung 

Sie haben EPIKUR in der Version 22.1.1 oder höher installiert und Sie haben das ePA Plus Modul über den Vertrieb von Epikur bestellt. Sobald das darin enthaltene eAU-Modul Nutzern zugeordnet wurde, werden für diese die eAU Funktionalitäten in EPIKUR automatisch sichtbar.

Ausnahme:

Ist noch kein KIM-Account in EPIKUR eingerichtet, ist die Nutzung der eAU nicht möglich, da die eAUen über den KIM-Dienst versendet werden müssen. In diesem Fall werden keine elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen generiert und es wird weiterhin das Muster 1 für die Ausstellung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen verwendet.

EPIKUR weist Sie gegebenenfalls darauf hin, wenn kein KIM-Account in EPIKUR hinterlegt ist.

3. Ablauf des Verfahrens eAU allgemein

Die Daten der eAU werden elektronisch an die Krankenkassen übermittelt. Die Übermittlung erfolgt über das registrierte und in EPIKUR eingerichtete KIM-Postfach. Da Krankenkassen ab dem 01.01.2023 dazu verpflichtet sind, den Arbeitgebern die AU-Informationen elektronisch zur Verfügung zu stellen, müssen Sie die Papierausfertigung für den Arbeitgeber nicht mehr ausdrucken. EPIKUR informiert Sie bei der Erstellung einer eAU über diesen Sachverhalt.

Somit muss lediglich die Papierausfertigung für den Patienten ausgehändigt werden. Bei der eAU-Erstellung können Sie über die Checkboxen „Arbeitgeber“, „Krankenkasse“ und „Versicherten“ festlegen, welche Papierausfertigungen gedruckt werden sollen.

Für die Ausdrucke wird nicht mehr das Muster 1 verwendet. Hierfür wurden von der KBV eigene Stylesheets veröffentlicht, welche die Darstellung des Ausdrucks verbindlich festlegen.

Das Papier- und auch das Blankoformular werden durch diese Ausdrucke ersetzt. Für den Druck soll weißes Papier in A5 oder A4 verwendet werden. Die Formulare sind für A5 optimiert.

4. Berechtigung zum Aktenzugriff

4.1 Einrichtung

Damit die eAU Funktionalitäten genutzt werden können, muss den Nutzern das eAU-Modul im Administrator zugeordnet werden. Details siehe 2. Voraussetzungen.

4.2 Ausstellung von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)

Die Ausstellung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erfolgt wie gewohnt über die Patientenakte. Wird eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erstellt, prüft EPIKUR im Hintergrund automatisch, ob die Krankenkasse des Versicherten elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen empfangen kann.

Erkennt EPIKUR, dass die Krankenkasse des Versicherten noch nicht empfangsbereit ist, teilt EPIKUR das über einen entsprechenden Hinweis mit.

In diesem Fall wird die Ausfertigung für die Krankenkasse wie bisher automatisch mit gedruckt. Diese muss dem Patienten, unterschrieben zur Vorlage bei der Krankenkasse mitgegeben werden. Es wird keine eAU für den Versand generiert.

Auch wenn die Krankenkasse noch keine elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen empfangen kann, erfolgt der Ausdruck gemäß der neuen KBV Vorlagen. Das Muster 1 wird nicht mehr verwendet.

Ist die Krankenkasse hingegen empfangsbereit wird standardmäßig keine Ausfertigung zur Vorlage bei der Krankenkasse gedruckt. Der Druck kann bei Bedarf aber aktiviert oder nachgedruckt werden.

5. Versand

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können über 2 Wege an die Krankenkassen versendet werden. Einzeln, direkt aus der Patientenakte oder gebündelt über die Nachrichtenzentrale.

In beiden Fällen müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen mittels eHBA und qualifizierter elektronischer Signatur (QES) signiert werden.

Für die Signatur kann eine Einzelsignatur, Stapelsignatur oder die Komfortsignatur genutzt werden.

Einzelsignatur

Jede eAU, die über die Patientenakte versendet wird, muss einzeln mittels Eingabe der QES-PIN signiert werden.

Stapelsignatur

Beliebig viele eAUen werden z.B. am Ende des Praxistages markiert und gesammelt über die Nachrichtenzentrale versendet. Die QES-PIN muss nur einmal für den gesamten „Stapel“ eingegeben werden.

Komfortsignatur

Bei diesem Verfahren können mit dem eHBA und der QES-PIN für einen bestimmten Zeitraum jeweils bis zu 250 Signaturen freigeben werden. Soll eine eAU signiert werden, muss dies nur noch bestätigt werden. Die Komfortsignatur ist ab der Secunet Firmwareversion 4.10 (PTV4+) möglich. Nähere Informationen zur Einrichtung der Komfortsignatur finden Sie hier.

Die KBV empfiehlt im eAU-Kontext die Nutzung der Komfortsignatur, da die Daten sofort und ohne Eingabe der QES-PIN versendet werden können. Eventuelle Probleme bei der Datenübermittlung werden sofort erkannt und den Patienten kann gegebenenfalls der Ausdruck zur Vorlage bei der Krankenkasse direkt mitgeben werden.

5.1 Versand aus der Patientenakte

1. AU wie gewohnt ausstellen.

Es wird eine AU-Bescheinigung mit dem Status „Versand offen“ in der Patientenakte angelegt.

2. Button „Versenden“ klicken und als eAU wählen. 

Der eHBA muss zu diesem Zeitpunkt im Kartenlesegerät gesteckt sein

3. QES-Pin (Signatur-Pin) im Kartenlesegerät eingeben.

Das Kartenlesegerät fordert Sie auf, jetzt die QES-PIN für die Signatur der eAU einzugeben (der Hinweis, die Signatur-PIN einzugeben erscheint nur, wenn die Kartensteckereignisse abonniert worden sind (im Admin-Bereich > Konnektor > Ereignisdienst > Kartensteckereignisse abonnieren).

Bei Nutzung der Komfortsignatur muss keine PIN eingegeben werden und die eAUen werden direkt an die Kassen versendet.

In der Patientenakte ändert sich der Satus der eAU auf „Versendet (TT.MM.JJJJ)“ und im Postausgang des KIM-Postfaches befindet sich die versendete eAU.

Im Falle, dass nach 24 Stunden keine Zustellbestätigung für eine eAU im Postfach ankommt, ändert sich entsprechend der Status. Unter „Fehler anzeigen“ können Sie sich Details anzeigen lassen.

5.2 Versand aus der Nachrichtenzentrale

Alle jemals erzeugten elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sind in der eAU[1]Übersicht in der Nachrichtenzentrale von EPIKUR ersichtlich und können über diese auch versendet werden.

Hierdurch ist es möglich mehrere AU-Bescheinigungen, zum Beispiel am Ende des Praxistages gebündelt zu versenden. Alle zum Versenden ausgewählten elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden gleichzeitig elektronisch unterschrieben (Stapelsignatur oder Komfortsignatur). Diese Vorgehensweise ist zulässig, da es ausreicht, alle an einem Tag erstellten AU-Bescheinigungen einmal täglich gesammelt an die Krankenkassen zu senden.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen versenden

1. Nachrichtenzentrale öffnen und den Reiter „eAU“ wählen.

2. Alle eAUen markieren, die versendet werden sollen und den Button „eAU versenden“ klicken. Damit der Versand stattfinden kann, muss der eHBA im Kartenlesegerät gesteckt sein.

3. QES-Pin (Signatur-Pin) im Kartenlesegerät eingeben. Das Kartenlesegerät fordert Sie jetzt auf die PIN QES für die Signatur der eAU einzugeben.

Bei Nutzung der Komfortsignatur muss keine PIN eingegeben werden und die eAUen werden direkt an die Krankenkassen versendet.

In der eAU-Übersicht und in der Patientenakte ändert sich der Satus der eAU auf „Versendet (TT.MM.JJJJ)“. Im Postausgang des KIM-Postfaches befindet sich die versendete eAU. Im Falle, dass nach 24 Stunden keine Zustellbestätigung für eine eAU im Postfach ankommt, ändert sich entsprechend der Status. Unter „Fehler anzeigen“ können Sie sich Details anzeigen lassen.

6. Stornieren von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

An die Krankenkassen elektronisch übermittelte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können binnen 5 Werktagen storniert werden. Dies ist über den Button „stornieren“ in der Patientenakte oder in der eAU-Übersicht der Nachrichtenzentrale möglich.

Nach Ablauf der 5 Werktage ist der Button inaktiv. Die Löschung einer eAU in der Patientenakte löst keine Stornierung bei den Krankenkassen aus.

7. Einstellungen der eAU

Im Admin-Bereich im Reiter KIM Ansicht können praxisübergreifende Einstellungen für die eAU vorgenommen werden.

1. Sie können das Intervall einstellen, wie oft automatisch KIM-Nachrichten abgerufen werden sollen. Standardmäßig sind hierbei 10 Minuten eingetragen.

2. Sie können für die eAU-Erstellung die Vorbelegung der Checkbox zum Druck von eAU-Papierausfertigungen für Arbeitgeber konfigurieren.

Wenn Sie diese Checkbox deaktivieren, wird die Arbeitgeber-Checkbox bei der Erstellung der eAU standardmäßig deaktiviert und somit kein Arbeitgeber-Papierausdruck erstellt (oder, falls benötigt, können Sie die Arbeitgeber-Checkbox für den Papierausdruck während der eAU-Erstellung wieder aktivieren).

3. Mit dieser Checkbox können Sie den eAU-Versand deaktivieren.

8. Fehler anzeigen

Krankenkassen können Fehlermeldungen als Reaktion auf unkorrekte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zurücksenden. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Patient nicht bei der Krankenkasse versichert ist, an die die eAU übermittelt wurde.

Ist dies der Fall ändert sich der Status der eAU in der Patientenakte und in der eAU Übersicht auf „fehlerhaft“. Mit Klick auf den Button „Fehler anzeigen“ ist ersichtlich, um was für einen Fehler es sich handelt. Im Normalfall hat der Hinweis nur informatorischen Charakter, da sich kein Handlungsbedarf ergibt.

Vorgang wenn keine Zustellbestätigung oder Fehlermeldung abgerufen werden kann

Wenn innerhalb 24 Stunden keine Versandbestätigung eintrifft, wird das ebenfalls in einer Fehlermeldung kommuniziert. Der Anwender soll in diesem Fall die AU-Bescheinigung (Ausdruck der Ausfertigung Krankenkasse) postalisch an die zuständige Krankenkasse schicken und sich an den Softwarehersteller wenden. Zusätzlich bekommt der Anwender in diesem Fall eine interne Nachricht in der Nachrichtenzentrale mit dem entsprechenden Hinweis. Der Status bei „Rückmeldung der KK“ der eAU ändert sich auf „noch keine Rückmeldung“. Außerdem prüft EPIKUR, ob seit letzter Mail-Abfrage ein Mail-Empfang erfolgt ist. Falls nicht, wird ein Hinweis angezeigt, mit der Bitte zu prüfen, welches Zeitintervall eingestellt ist oder das HBA-Postfach manuell abzurufen. Dieser Hinweis wird nur ein Mal innerhalb von 24 Stunden angezeigt.

9. Störung eAU Versand

 Ist aufgrund einer Störung der Telematikinfrastruktur oder deren Hardwarekomponenten ein Versand der eAU generell nicht möglich, kann die Checkbox „technische Störung eAU Versand“ aktiviert werden.

Bei aktivierter Checkbox wird die Ausfertigung der AU zur Vorlage bei der Krankenkasse automatisch mitgedruckt. Ist die technische Störung behoben können die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nachträglich elektronisch an die Krankenkasse versendet werden.

Sollte aufgrund von massiven, dauerhaften Störungen eine generelle Deaktivierung des eAU[1]Versandes notwendig sein, kann dies über den Administratorbereich in EPIKUR erfolgen.

Wählen Sie hierzu in den KIM-Einstellungen die Checkbox „eAU Versand deaktivieren“. Die eAU-Funktionalitäten werden damit komplett abgeschalten. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden wieder über das Muster 1 ausgestellt.

10 Besonderheit Hausbesuch

Für Hausbesuche können unbefüllte Ausdrucke des AU-Formulars aus EPIKUR gedruckt und bei dem Hausbesuch ausgefüllt und unterschrieben werden. Die Daten müssen später in der Praxis in EPIKUR übertragen und per eAU an die Krankenkasse versendet werden. Alternativ kann die eAU auch erst nach dem Hausbesuch in der Praxis ausgestellt werden. Die beiden Papierausfertigungen für Patient und Arbeitgeber müssen dem Patienten dann per Post zugeschickt werden. Bei eAUen, die im Rahmen von Hausbesuchen ausgestellt werden, ist die digitale Übermittlung bis zum Ende des nachfolgenden Werktages möglich. Wird beispielsweise am Freitagabend bei einem Hausbesuch eine eAU ausgestellt, muss diese bis Montagabend digital an die Krankenkasse übermittelt werden.

Leere Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen drucken:

1. Beliebige Patientenakte öffnen.

2. Formular „AU-Bescheinigung“ wählen.

3. Checkbox „eAU ohne Inhalte drucken“ aktivieren und „übernehmen und drucken“ wählen.

4. AU nach dem Druck gegebenenfalls aus der Patientenakte löschen.

Stand: 20.12.2022