eArztbrief (eAB)

Der eArztbrief

Mit der EPIKUR-Version 22.2.1 sind neue Features für KIM und den eArztbrief verfügbar. Das neue eAB-Element wurde eingeführt. Hierbei wird besonders das Zusammenspiel des eArztbriefes mit KIM optimiert. Über KIM empfangene eArztbriefe werden nun automatisch einer Patientenakte zugeordnet und dort abgespeichert. Ist die automatische Zuordnung nicht möglich, beispielsweise auf Grund von abweichenden Patientendaten in dem empfangenen eArztbrief, wurde auch die manuelle Zuordnung und Speicherung optimiert. Die abweichenden Patientendaten können in einem Vergleichsfenster direkt bei der Zuordnung aktualisiert werden. Darüber hinaus ist die Erstellung von eArztbriefen aus unterschiedlichsten Briefvorlagen sowie die Konvertierung von bestimmten Formularen möglich. Für weitere Informationen, z.B. über den Patienten oder über das Dokument selbst, wird die Anzeige von eArztbriefen mit strukturierten Daten angereichert. Diese Informationen werden zusammen mit der PDF-Ansicht in der Patientenakte dargestellt werden. Der Upload des eArztbrief-Elements in die ePA wird in EPIKUR ab Version 22.3 unterstützt. Der bisherige Vorgang, Arztbriefe in die ePA hochladen, bleibt erhalten. Hierfür kann das gewohnte Arztbrief-Element statt dem neuen eArztbrief-Element verwendet werden. Das Arztbrief-Element kann auch weiterhin über KIM versendet werden. Darüber hinaus wurde für die Vergütung von über KIM versendete und empfangene eArztbriefe in EPIKUR ab Version 22.3 eine automatische Abrechnung eingeführt und bisherige Features des eArztbriefs aus der 22.2.1 wurden weiter optimiert.

Voraussetzungen

Für die nachfolgend gelisteten Features, welche in diesem Dokument beschrieben werden, benötigen Sie ein EPIKUR-KIM-Lizenz, ein eingerichtetes KIM-Postfach und die EPIKUR-Version 22.2.1 oder 22.3. 

Lizenzen bestellen

Damit die Funktionalitäten des eArztbriefs in EPIKUR genutzt werden können, benötigen Sie eine KIM-Lizenz und ein eingerichtetes KIM-Postfach. Für weitere Informationen und die Bestellung der Lizenz erreichen Sie unseren Vertrieb montags bis freitags von 9 bis 12 Uhr und von 13 bis 17 Uhr telefonisch unter +49 30 340 601 101, per E-Mail an vertrieb@epikur.de oder per Fax an +49 30 340 601 109.

Funktion eArztbrief nutzen

Ab der EPIKUR-Version 22.2.1 sind die neuen eArztbrief-Funktionen nach Lizenzeinspielung und Einrichtung des KIM-Postfachs für die entsprechenden Nutzer vollumfänglich nutzbar. EPIKUR erstellt standardmäßig keinen Brief automatisch als eArztbrief. Wenn ein Benutzer einen eArztbrief unter Nutzung einer Briefvorlage erstellen möchte, muss er bei der Erstellung des Briefs aktiv das Häkchen „eArztbrief“ setzen. Sobald Sie geeignete Briefvorlagen standardmäßig als eArztbrief erstellen möchten, loggen Sie sich als Administrator ein, klicken in den Bereich Konnektor und dort auf Globale Einstellungen. Setzen Sie ein Häkchen bei „Briefe standardmäßig als eArztbriefe verwenden“.

Erstellen und anzeigen 

Erstellen durch Briefvorlagen

Um ein eArztbrief durch eine Briefvorlage zu erstellen, öffnen Sie die Briefmaske in EPIKUR und wählen eine gewünschte Briefvorlage aus. In der oberen Leiste der Briefmaske finden Sie das Häkchenfeld „eArztbrief“. EPIKUR unterstützt Sie bei der Entscheidung, ob ein eArztbrief oder ein Formularrezept erstellt werden soll, basierend auf den Standardeinstellungen durch den Administrator. Für die Erstellung eines eArztbriefs müssen Sie den Dokumenten-Typ (inkl. Berufsgruppe) und eine Vertraulichkeitsstufe wählen. Die Erklärungen der Vertraulichkeitsstufen werden über einen Info-Button dargestellt.

Sobald Sie alle Daten für den Brief eingegeben haben, klicken Sie auf „OK“. Wenn das Häkchen „eArztbrief“ gesetzt ist, wird EPIKUR daraufhin direkt einen eArztbrief erstellen. Ist das Häkchen „eArztbrief“ nicht gesetzt, wird wie gewohnt ein Arztbrief erstellt, der allerdings im Nachhinein nicht mehr zu einem eArztbrief konvertiert werden kann. Alle Briefe finden Sie anschließend in der Patientenakte. Für einige Briefvorlagen ist das Häkchen „eArztbrief“ nicht wählbar, da diese Briefe nicht die geforderten Informationen zur Erstellung von eArztbriefe enthalten. Die Informationen / Platzhalter der Briefvorlagen müssen Name, Geburtsdatum, Anschrift des Patienten und auch die Versicherten_ID enthalten. Darüber hinaus muss der Absender der eArztbriefLieferung anhand der Praxisadresse / des Arztstempels klar identifizierbar sein. Briefvorlagen, welche die Informationen / Platzhalter nicht enthalten, können weiterhin als Arztbriefe erstellt werden. Angaben zu den fehlenden Informationen / Platzhalter können Sie sehen, wenn Sie mit der Maus über die deaktivierte Checkbox fahren.

Erstellen durch Konvertierung von Formularen

Um einen eArztbrief durch ein Formular zu erstellen, öffnen Sie die Formularmaske in EPIKUR und wählen ein gewünschtes Formular aus. Erstellen Sie das Formular wie gewohnt und wählen sie anschließend das erstellte Formular in der Patientenakte über einen Linksklick an. In der rechten Leiste sehen Sie nun einen Button „in eArztbrief“. Auch Formulare müssen analog zur Erstellung durch Briefvorlagen die geforderten Informationen enthalten, ansonsten ist der Button „in eArztbrief“ deaktiviert. Wenn sie auf den Button klicken, öffnet sich ein Fenster zur Auswahl des Dokumenten-Typs (inkl. Berufsgruppe) und der Vertraulichkeitsstufe. Nachdem Sie diese Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „OK“ und das Formular wird zu einem eArztbrief-Element konvertiert. Das ursprüngliche Formular-Element bleibt weiterhin erhalten. 

Anzeigen

Ein eArztbrief kann über einen Doppelklick auf das Element oder über den „Anzeigen“- Button in der Patientenakte geöffnet werden. Anschließend wird das PDF für den eArztbrief in einem Vorschaufenster angezeigt. Das CDA (Clinical Document Architecture) des eArztbriefs wird in einem separaten Tab in dem Fenster dargestellt. In dem CDA können aktuell Metadaten des eArztbriefs enthalten sein wie zum Beispiel Patientendaten. Ab EPIKUR-Version 22.3 wird neben dem CDA des eArztbriefs in einem separaten Tab die KIM-Nachricht dargestellt. Auch in der Nachrichtenzentrale wurde ab Version 22.3 die Anzeige der eArztbriefe erweitert. Durch einen Klick auf die KIM-Nachricht in der Nachrichtenzentrale können Sie nun direkt das PDF des eArztbriefs anschauen. Neben dem PDF wird, wie auch in der Patientenakte, das CDA und die KIM-Nachricht in einem separaten Tab angezeigt.

Versenden und signieren

Über KIM versenden und Signatur durchführen

Ein eArztbrief kann mit der QES (Qualifizierte elektronische Signatur) signiert werden. Der Signaturvorgang kann in der Patientenakte durch den Button "Signieren" oder durch Versenden des eArztbriefs als KIM-Nachricht gestartet werden.
Um einen eArztbrief über KIM zu versenden, klicken Sie auf das eArztbrief-Element in der Patientenakte und anschließend auf den Button „Versenden“ und wählen Sie „als KimNachricht“. Anschließend wird der Signaturvorgang gestartet und Sie können den eArztbrief mit dem gewohnten Vorgang für KIM-Nachrichten versenden.

Bearbeiten

Nach der Erstellung eines eArztbriefs in der Patientenakte kann dieser weiterhin über den Button "Bearbeiten" bearbeitet werden, wenn der eArztbrief aus einer Briefvorlage erstellt wurde. Wurde der eArztbrief aus einem Formular erstellt, ist die nachträgliche Bearbeitung nicht möglich. Nach Klick auf den „Bearbeiten“-Button wird die Word-Datei für den eArztbrief geöffnet. Vorgenommene Änderungen werden in das PDF für den eArztbrief automatisch übertragen. Wurde der eArztbrief qualifiziert elektronisch signiert und anschließend bearbeitet, wird die Signatur ungültig und gelöscht. Der eArztbrief kann nach der Bearbeitung erneut signiert werden.

Empfangen

Ein eArztbrief kann über KIM empfangen werden. Beim Empfang wird geprüft, ob der eArztbrief über eine gültige Signatur verfügt. Liegt eine gültige Signatur vor, wird dieser Signaturstatus in der Patientenakte mit „signiert“ und im KIM-Postfach als grünes Häkchen in der Spalte „Signatur“ hinterlegt.

Automatisch zuordnen und speichern

EPIKUR kann empfangene eArztbriefe automatisch zu Patienten zuordnen und in der Patientenakte abspeichern. Die automatische Zuordnung und Speicherung von empfangenen eArztbriefen kann ausschließlich erfolgen, wenn es keine Abweichungen der Patientendaten im eArztbrief zu den bereits vorhandenen Patientendaten in EPIKUR gibt. Wurde ein Patient bereits archiviert, wird er durch den Empfang des eArztbriefs wieder aktiviert. Nach der Zuordnung und Speicherung des eArztbriefs wird in der Nachrichtenzentrale in der Spalte „Patient“ der Name des zugehörigen Patienten hinterlegt:

Manuell zuordnen und speichern bei bekannten Patienten

Falls Abweichungen zwischen Patientendaten in EPIKUR und in dem empfangenen eArztbrief vorliegen, kann keine automatische Zuordnung zu einem Patienten und Speicherung des eArztbriefs in der Patientenakte durchgeführt werden. Dies können Sie in EPIKUR wie folgt erkennen: ab EPIKUR-Version 22.2.1 wird kein Wert in der Spalte „Patient“ der Nachrichtenzentrale hinterlegt.

ab EPIKUR-Version 22.3 wird der Patientennamen in roter Schriftfarbe in der Spalte „Patient“ der Nachrichtenzentrale hinterlegt. 

Für nicht zuordenbare Patienten kann eine manuelle Zuordnung durchgeführt werden. Durch Auswahl der KIM-Nachricht erscheint ein Button "Patient zuordnen". Durch Klick auf diesen Button wird ein Vergleichsfenster geöffnet, welche die Abweichungen der Daten darstellt. Sofern es keinen Arzt-Patienten-Kontakt im laufenden Quartal gab, können die vorhandenen Patientendaten in EPIKUR mit den Patientendaten aus dem eArztbrief überschrieben werden. Hierzu können Sie jeweils auf den grünen Pfeil der Zeile klicken, für die Daten, die Sie übernehmen möchten. Um alle Daten auf einmal zu übernehmen, kann der unterste grüne Pfeil geklickt werden.:

Nach der erfolgreichen manuellen Zuordnung wird der eArztbrief in der zugehörigen Patientenakte abgespeichert und der Name in schwarzer Schriftfarbe in der Spalte „Patient“ in der Nachrichtenzentrale hinterlegt.
Manuell zuordnen und speichern bei unbekannten Patienten
Empfangene eArztbriefe von unbekannten Patienten können erst automatisch oder manuell zugeordnet werden, wenn es im aktuellen Quartal zu einem Arzt-Patienten-Kontakt kommt. Die automatische und manuelle Zuordnung erfolgt wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben.

ePA

Ab der EPIKUR-Version 22.3 werden die neuen Funktionen zum Upload und Download für das neue eArztbrief-Element zur Verfügung gestellt. In der EPIKUR-Version 22.2.1 kann weiterhin das Arztbrief-Element in die ePA hoch- und heruntergeladen werden. Der Upload und Download des neuen eArztbrief-Elements kann durch die gleichen Schritte durchgeführt werden, wie bei bisherigen Dokumenten gewohnt.

Automatische Abrechnung

Die Vergütung von versendeten und empfangenen eArztbriefen kann in EPIKUR ab Version 22.3 quartalsweise automatisch abgerechnet werden. Zudem wird hierbei für die abgerechneten eArztbriefe eine Übersicht in der Quartalsabrechnung dargestellt.

Konfiguration der automatischen Abrechnung für den Versand und Empfang

Wenn Sie sich in EPIKUR in einem neuen Quartal zum ersten Mal einloggen und sie über ein eingerichtetes KIM-Postfach verfügen, wird ihnen ein Fenster angezeigt, worin Sie die automatische Buchung für Versand und Empfang von eArztbriefen festlegen können:

Ihre Präferenzen können Sie jederzeit bequem als eingeloggter Benutzer anpassen unter Programmeinstellungen > Leistungen > Automatisch buchen:

Automatische Abrechnung für Versand und Empfang

Der eArztbrief kann unter Nutzung des neuen eArztbrief-Elements wie gewohnt über KIM versendet werden. Nach Versand eines eArztbriefs via KIM wird automatisch eine Leistung gebucht. Bei Empfang via KIM muss der eArztbrief einem Patienten zugeordnet und in der Patientenakte gespeichert werden, sowie ein Mal geöffnet/gelesen werden, damit EPIKUR die Leistung automatisch bucht.
Wurde die automatische Abrechnung in EPIKUR nicht aktiviert, kann über den Button „eArztbrief abrechnen“ die Leistung für jeden eArztbrief in der Patientenakte gebucht werden. Zusätzlich wird ein Status in der Patientenakte dargestellt, welcher Auskunft über den Versand-/Empfangs- sowie Abrechnungsstatus gibt. Folgend die Auflistung der möglichen Status und deren Bedeutung: 

Typ	Status	Bedeutung
Versand
	Erstellt	eAB wurde erstellt und wird in der Patientenakte angezeigt
	Versendet (unabgerechnet)	eAB wurde versendet, aber nicht automatisch abgerechnet
	Versendet (teilabgerechnet)	eAB wurde bereits abgerechnet und anschließend erneut versendet – offene Leistungen für diesen eAB liegen vor
	Versendet (abgerechnet)	eAB wurde versendet und abgerechnet
Empfang
	Empfangen	eAB wurde empfangen und wird in der Patientenakte angezeigt
	Gelesen (unabgerechnet)	eAB wurde empfangen, aber nicht automatisch abgerechnet
	Gelesen (abgerechnet)	eAB wurde empfangen und abgerechnet

Übersicht der abgerechneten eArztbriefe in der Quartalsabrechnung

Bei der Scheinprüfung wird nun über den Link „Abrechnungsübersicht der eArztbriefe“ auf eine Übersicht der Abrechnung der GOP 86900 (Versenden eines elektronischen Briefes je Empfänger-Praxis) sowie GOP 01660 (Strukturförderpauschale) und GOP 86901 (Empfangen eines elektronischen Briefes) weitergeleitet:

Alle vorhandenen eArztbriefe werden unter dieser Übersicht aufgeführt. Nachdem diese Ansicht geöffnet wurde, müssen Sie ein Mal den Button „Ausführen" drücken, um die Übersicht zu laden. Wurde eine Leistung gebucht, wird die Ziffer 86900 sowie GOP 01660 bzw. 86901 in der Zeile „Leistung“ des eArztbriefs dargestellt. Wurde keine Leistung gebucht, wird keine Leistungsziffer in der Zeile „Leistung“ angezeigt. Für den Versand (GOP 86900) und Empfang (GOP 86901) von eArztbriefen ist die Vergütung auf 23,40 Euro je Quartal und Arzt begrenzt. Wird dieser Höchstwert von 23,40 Euro erreicht, bucht EPIKUR den Versand (GOP 86900) und Empfang (GOP 86901) von eArztbriefen nicht weiter und weist Sie durch einen Hinweisdialog darauf hin. Die Strukturförderpauschale (GOP 01660) wird weiterhin beim Versand von eArztbriefen für Sie gebucht. In der Patientenakte wird somit für versendete eArztbriefe in der Spalte Status der Wert abgerechnet angezeigt, da die GOP 01660 weiterhin gebucht wird, wohingegen empfangene eArztbriefe nach dem Erreichen des Höchstwertes mit dem Wert unabgerechnet versehen werden. Eine manuelle Buchung ist weiterhin möglich: