ePA 3.0: Anbindung und Verwendung in EPIKUR

Inhaltsverzeichnis

1 Voraussetzungen

2 Darstellung des ePA-Status eines Patienten 

3 Aktenzugriff 

4 Funktionalität der ePA 

    4.1 Dokumentenübersicht ePA 

    4.2 Hochladen von Dokumenten

    4.3 Metadaten

    4.4 Widerspruch und Einwilligung

    4.5 Elektronische Medikationsliste (eML)

1 Voraussetzungen

1.1 Die technische Ausrüstung Ihrer Praxis

Um die elektronische Patientenakte 3.0 (ePA 3.0) zu verwenden, benötigen Sie 

1. EPIKUR ab der Version 25.2.0.0 
2. EPIKUR Kommunikationsmodul 2025 (TI-Anwendungen)

Hinweis
Grundsätzlich wird die Lizenz zur Konnektoranbindung vorausgesetzt. Sollten Sie noch kein TI-Paket bei Epikur nutzen, wenden Sie sich bitte an den Vertrieb von Epikur.

Das Kommunikationsmodul 2025 bündelt TI-Anwendungen. Details finden Sie unter Produkte-TI-Anwendungen – EPIKUR

1.2 Zuordnung der Lizenz in EPIKUR 

Sie können das ePA 3.0 Modul im Admin-Bereich Ihren jeweiligen Nutzern zuordnen. 

Dazu selektiert der Admin den Nutzer im Admin-Bereich und wählt unter Gruppenzuordnung das Modul ePA 3.0 und speichert diese Einstellungen. Wenn sich dieser Nutzer erneut anmeldet, sind die ePA-Funktionalitäten vorhanden:

2 Darstellung des ePA-Status eines Patienten 

Der ePA-Status eines Patienten wird in der Patientenakte durch das ePA-Symbol angezeigt. Zusätzlich zeigt das eML-Symbol, ob eine elektronische Medikationsliste vorliegt:

Mögliche Zustände des ePA-Symbols: 

	Es ist eine ePA-Zugriffsberechtigung für den Patienten vorhanden.
	Es konnte keine Verbindung zur ePA hergestellt werden. Keine ePA-Zugriffsberechtigung vorhanden.
	Fehler bei der Verbindung mit der ePA, bspw. keine Netzwerkverbindung oder Fehler auf Seiten des Aktenanbieters.

Mögliche Zustände des eML-Symbols: 

	Es ist eine eML-Zugriffsberechtigung für den Patienten vorhanden.
	Keine eML oder eML-Zugriffsberechtigung vorhanden.

3 Aktenzugriff 

3.1 Automatisierter Zugriff auf die ePA 

Das Stecken der eGK eines Patienten in der Praxis setzt einen automatisierten Prozess in Gang, der im Hintergrund läuft. Dabei wird geprüft, ob der Patient eine ePA hat – und wenn ja, bei welchem Aktenanbieter. Der Zugriff auf die Akte wird angefragt und durch EPIKUR bereitgestellt. Die Praxis erhält standardmäßig für 90 Tage Zugriff auf die ePA. Das Ablaufdatum der Befugnis wird Ihnen angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über das ePA-Symbol bewegen:

Zusätzlich verwaltet der Patient in der ePA-App, welche Dokumente für eine Praxis einsehbar sind und für wie lange. Den Berechtigungsstatus erkennen Sie in der Patientenakte anhand der ePA-Symbole (siehe 2. Darstellung des ePA-Status eines Patienten).

4 Funktionalität der ePA 

4.1 Dokumentenübersicht ePA 

Zugriff auf die Dokumentenübersicht erhält man über die Patientenakte. Dort klickt man auf das ePA-Symbol und die Dokumentenübersicht öffnet sich in einem neuen Fenster:

Nachdem ein Dokument in der Übersicht ausgewählt wurde, können Sie entscheiden, welche Aktion Sie vornehmen möchten:

Anzeigen 

Nachdem ein Dokument in der ePA ausgewählt wurde, kann über Anzeigen eine Vorschau in einem neuen Fenster geöffnet werden. Das Dokument wird hierbei nicht heruntergeladen:

Herunterladen 

Nachdem ein oder mehrere Dokumente in der ePA ausgewählt wurden, können diese in die Patientenakte heruntergeladen werden. Sie sehen im Screenshot, dass bei der Auswahl von mehreren Dokumenten nur die Option Herunterladen möglich ist. Anzeigen, Löschen etc. ist nur für einzelne Dokumente möglich:

Dokumente, die aus der ePA heruntergeladen wurden, werden in der Patientenakte in der Spalte Kurz als ePA markiert:

Eintrag löschen:

Das Löschen von Dokumenten ist in Absprache mit dem Patienten möglich. Vor dem finalen Löschen erscheint eine Warnung, ob Sie das Dokument wirklich aus der ePA löschen möchten:

Metadaten

Der Button Metadaten gibt Ihnen eine Übersicht der Metadaten. Auch das Anpassen der Metadaten ist möglich:

Filtern und Suchen 

Das Filtern von Dokumenten in der ePA ist über den Button Filter möglich. Dokumente können nach Zeitraum, Typ, Art, Fach und Autor gefiltert werden. Um nach einem bestimmten Titel zu suchen, geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein und klicken auf das Lupen-Symbol:

4.2 Hochladen von Dokumenten 

Das Hochladen von Dokumenten in die ePA erfolgt nach dem Erstellen bzw. Einstellen des Dokumentes in der EPIKUR-Patientenakte. Von dort wählen Sie das Dokument aus und klicken auf ePA Hinzufügen:

Im Anschluss öffnet sich das Dokument in einem neuen Fenster. Auf der rechten Seite werden die Metadaten angezeigt. Diese können zu diesem Zeitpunkt angepasst werden. Der Großteil der Metadaten wird automatisch von EPIKUR vorbefüllt, jedoch kann es sein, dass Sie manche Felder nachtragen müssen, besonders bei selber hinzugefügten Dateien. Sie werden in diesem Fall durch ein Fehlersymbol darauf hingewiesen, dass etwas nachgetragen werden muss. In der nachfolgenden Darstellung muss z. B. der Typ des Dokumentes eingefügt werden. In diesem Fall ist das Hochladen erst möglich, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind:

Metadaten, die sich auf Ihre Institution oder den Autor bzw. Einreicher beziehen, können Sie im Admin unter Ihrer Betriebsstätte einstellen, beispielsweise die Fachrichtung der Einrichtung. Die in den ePA-Metadaten aufgeführten Spezialisierungen stellen Sie unter Nutzerdaten als Fachgebiet ein.  

Klicken Sie auf Hochladen, um das Dokument in der ePA des Patienten zu speichern. Anschließend können Sie in den Hintergrundaufgaben sehen, ob das Hochladen erfolgreich war. Sollte das Hochladen fehlgeschlagen sein, können Sie auf das Info-Dreieck klicken, um mehr Informationen zu erhalten. 

4.3 Metadaten 

Dokumente, die in die ePA eingestellt werden, werden nach einheitlichem Schema umfassend mit Metadaten angereichert. So können alle angeschlossenen Systeme, z. B. Systeme in Arztpraxen und Krankenhäusern oder auch die App des Patienten, leicht die Eigenschaften des Dokuments erkennen und darstellen. Eigenschaften sind beispielsweise der Dokumenten-Kontext und -Ersteller oder auch das Erstellungsdatum. 

Wenn Sie ein Dokument bearbeiten oder in die ePA einstellen, zeigt EPIKUR Ihnen die wichtigsten Metadaten an. Die Angaben werden soweit möglich von EPIKUR vorbelegt, können jedoch von Ihnen verändert werden. Metadaten, die sich auf Ihre Institution oder den Autor bzw. Einreicher beziehen, können Sie im Admin unter Ihrer Betriebsstätte einstellen, beispielsweise die Fachrichtung der Einrichtung. Die in den ePA-Metadaten aufgeführten Spezialisierungen stellen Sie unter Nutzerdaten als Fachgebiet ein.  Pflichtfelder werden bei Nichtbefüllung gekennzeichnet. 

4.4 Widerspruch und Einwilligung

Neues Feature ab EPIKUR Version 25.4.0.0

Sollte ein Patient in der Praxis gegen das Einstellen von Dokumenten widersprechen, können Sie dieses zentral für alle Dokumente hinterlegen, oder einzeln für bestimmte Dokumente. Auch können Sie zentral die Einwilligung zum Hochladen von genetischen Analysen hinterlegen. 

Widerspruch gegen das Hochladen aller Dokumente bzw. Einwilligung genetische Analysen:

Sollte ein Patient gegen das Hochladen aller Dokumente aus Ihrer Praxis widersprechen, können Sie dieses zentral unter Patientendaten (1) > Kommunikation (2) > ePA 3.0 Befugnisse (3) hinterlegen, indem Sie einen Haken bei Widerspruch setzen. 

Die Einwilligung für genetische Analysen können Sie hier ebenfalls hinterlegen. 

Wenn Sie den Widerspruch hier hinterlegen, werden alle ab diesem Zeitpunkt erstellten Dokumente in der Patientenakte mit einem Warnsymbol versehen, das anzeigt, dass dieses Dokument nicht in die ePA hochgeladen werden soll. Auch ist der Button ePA hinzufügen für diese Dokumente deaktiviert. Das Symbol erscheint nur für Dokumente, die potenziell in die ePA eingestellt werden können. Bereits in der Patientenakte enthaltene Dokumente erhalten das Warnsymbol nicht. 

Sollte zu einem späteren Zeitpunkt der zentrale Widerspruch gelöscht werden, werden die bereits vergebenen Warnsymbole nicht gelöscht. Dokumente, die ab diesem Zeitpunkt neu eingestellt werden, erhalten die Warnung jedoch nicht mehr. So können Sie nachvollziehen, bei welchen Dokumenten gegen das Hochladen widersprochen wurde.    

Der zentral hinterlegte Widerspruch kann im Einzelfall aufgehoben werden, sollte ein Patient trotz Widerspruch, ein bestimmtes Dokument erhalten wollen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Widerspruch in der Patientenakte. 

Widerspruch in der Patientenakte

In der Patientenakte sehen Sie in der neuen Spalte ePA ein Warnsymbol, wenn gegen das Hochladen dieses Dokumentes in die ePA widersprochen wurde. Dieser Widerspruch kann zentral hinterlegt worden sein und daher automatisch hier erscheinen, wenn ein neues Dokument angelegt wird. Sie können den Widerspruch auch für einzelne Dokumente manuell hinterlegen.

Einen Widerspruch für ein bestimmtes Dokument hinterlegen Sie, indem Sie das Warnsymbol im rechten Teil des Buttons ePA hinzufügen klicken.

Wenn ein Widerspruch vorliegt, kann der ePA hinzufügen Button nicht geklickt und das Dokument nicht hochgeladen werden. Das Entfernen des Widerspruchs für ein Dokument ist durch einen Klick auf das Warnsymbol möglich. In diesem Fall müssen Sie bestätigen, dass Sie den Widerspruch entfernen möchten, um ein versehentliches Entfernen auszuschließen.  

Hinweis

Der Widerspruch in der Praxis wirkt sich nicht auf die eML- bzw. E-Rezept -erordnungen aus. Wenn ein Patient gegen das automatische Befüllen der eML widersprechen möchte, muss dieses gegenüber der Krankenkasse getan werden. Ein Widerspruch gegen das Einstellen von einzelnen Verordnungen in der Praxis ist nicht möglich.  

 

4.5 Elektronische Medikationsliste (eML)

Zugriff auf die eML erhalten Sie über die Patientenakte. Dort klicken Sie einfach auf das eML-Symbol und die eML öffnet sich als PDF in einem neuen Fenster:

Die Medikationsliste wird automatisiert aus den Verordnungs- und Dispensierdaten aus dem E-Rezept zusammengesetzt: 

Stand: 25.11.2025