Das Kostenerstattungsverfahren
Das Kostenerstattungsverfahren in der Psychotherapie ermöglicht gesetzlich Versicherten, die aufgrund unzumutbar langer Wartezeiten keinen Therapieplatz bei einem Kassentherapeuten finden, die Kosten für eine selbst beschaffte Psychotherapie in einer Privatpraxis von ihrer Krankenkasse erstattet zu bekommen. Es ist wichtig zu beachten, dass der Antrag auf Kostenerstattung vor Beginn der Psychotherapie gestellt werden muss und der behandelnde Psychotherapeut den Antragsprozess unterstützen kann. Die Erstattung bezieht sich in der Regel nicht auf Kosten, die vor der Entscheidung der Krankenkasse über den Antrag anfallen.
Die folgenden Schritte beschreiben, wie das Kostenerstattungsverfahren in EPIKUR abgebildet wird.
1. Patient anlegen
Bitte achten Sie bereits beim Anlegen des Patienten darauf, unter Versicherungsdaten im Feld Abrechnung „Kostenerstattung“ anzugeben und im Feld Katalog den richtigen Abrechnungskatalog auszuwählen. Standardmäßig ist hier der EBM-Katalog vorgegeben:
Ferner geben Sie die gesetzliche Krankenkasse an. Nutzen Sie hierzu den Button KT suchen:
Geben Sie anschließend in die Suche den Namen oder das Kürzel der Krankenkasse ein und übernehmen Sie diese. In den Suchergebnissen ist i.d.R. immer die KTAB 0 zu wählen, welche für den primären Kostenträger steht. Die anderen KTAB-Nummern stehen für Sonderkostenträger (bspw. für Asylstellen oder die Feuerwehr):
Begeben Sie sich nun in die zugehörige Patientenakte. Dort befindet sich bereits ein entsprechender Hinweis auf die Kostenerstattung:
Stellen Sie nun eine Diagnose. Das Programm bietet in diesem Zug auch das Anlegen einer Rechnung an. Diese Rechnung reichen Sie später bei der zuständigen Krankenkasse ein:
Hinweis
Möchten Sie im Kostenerstattungsverfahren neben EBM-Ziffern auch GOÄ-Ziffern buchen, müssen diese manuell in EPIKUR hinterlegt werden. Öffnen Sie dafür bitte in der Patientenakte den Button Patientendaten und rufen Sie Therapiedaten > Sitzungszähler auf. Hier können Sie die entsprechenden GOÄ-Ziffern unter Bewilligte Sitzungen > Anzahl bewilligter Einzelsitzungen eintragen. Übernehmen Sie Ihre Eintragungen abschließend.
2. Antrag stellen
- Klicken Sie auf Antrag. Es öffnet sich eine Dialogbox.
- Wählen Sie Hinzufügen.
Tragen Sie nun die Leistungen ein, die erstattet werden sollen.
Hinweis
Probatorik und therapeutische Sitzungen werden getrennt voneinander beantragt und bewilligt.
Anschließend öffnet sich der Antrag auf Kostenerstattung, welcher als Formular in der Akte gespeichert wird:
Drucken Sie diesen aus und übermitteln Sie den Antrag an die zuständige Krankenkasse.
3. Bewilligung
Wenn die Bewilligung durch die Kasse erfolgt ist, muss diese noch in EPIKUR hinterlegt werden. Selektieren sie den betreffenden Eintrag in der Patientenakte und klicken Sie in der Aktionsleiste rechts auf Bewilligen. Tragen Sie anschließend das Bewilligungsdatum ein und schließen Sie den Dialog:
Der Antrag wurde bewilligt und die entsprechenden Leistungen können gebucht werden. Diese erscheinen nun auf der zuvor angelegten Rechnung, welche Sie später der zuständigen Krankenkasse stellen. Achten Sie beim Bearbeiten der Rechnung darauf, die Adresse der Krankenkasse als Rechnungsadresse anzugeben.
Stand: 11.11.2025