Fehlermeldungen in der KV-Abrechnung (KBV Prüfmodul)

Damit Sie die Fehler, die das Abrechnungsmodul der KBV enthält, leichter verstehen, haben wir eine kleine “Übersetzungshilfe” für Sie mit Erklärungen, wie man diese Fehler behebt. Vorab aber der Hinweis: Sie sollten vorher mit dem deutlich leichter verständlichen Epikur Prüfmodul testen, ob alles richtig angelegt ist. HIER eine kurze Videoanleitung.

Bitte unterscheiden Sie in der KBV Prüfliste zwischen Warnungen (gelb) und Fehlern (rot). Fehler müssen behoben werden, bevor die Abrechnungsdatei zur KV geschickt wird.  

Führen Sie bitte immer zuerst die Scheinprüfung durch das KBV-Prüfmodul durch. - und gern auch nach der ersten Korrektur, um sicherzustellen, dass die Korrektur keine neuen Fehler verursacht hat.

Tipp: Drücken Sie auf dieser Fehlerliste STRG + F (Windows) bzw. Control F (Apple) und geben Sie einen Teil der Fehlermeldung ein, um diese hier schneller zu finden. 

Fehler auf Praxisebene

Warnung: Die Abrechnungsdatei enthält "507" VSDM-Nachweise.
Dies ist ein Hinweis und zeigt die Anzahl der eingelesenen Gesundheitskarten, die von TI bestätigt wurden.  Der Hinweis ist rein informativ und kann ignoriert werden.

 Fehler: Die Scheinprüfung konnte nicht abgeschlossen werden.

Sollte dies passieren, führen Sie bitte eine Datenbank-Wartung durch. Ist dies noch nicht hilfreich, suchen Sie bitte nach einem Update. Als letzte Möglichkeit können Sie die Neuinstallation von Epikur durchführen - aber bitte erstellen Sie in allen Fällen zuerst ein Backup. 

Fehler auf Patientenebene

Fehler: Die Angaben zum Feld '(N)BSNR des Einweisers (Feld 4218)' sind nicht vollständig. Es wird ein Feld aus der Liste 'Lebenslange Arztnummer (LANR) des Einweisers (Feld 4242)' benötigt. Element '/xdtdata/.../s0102/s0102f4218/f4218'.
Bitte bearbeiten Sie den Schein und füllen Sie die genannten Felder aus. Weitere Angaben zur Feldkennung mit Link zum Feldkennungskatalog der KBV finden Sie hier.

Fehler: Bei Überweisungsscheinen (Satzart 0102) muss entweder das Feld '(N)BSNR des Einweisers' (FK 4218) oder das Feld 'Überweisung von anderen Ärzten' (FK 4219) oder das Feld 'ASV-Teamnummer des Einweisers' (FK 4226) vorhanden sein. Für einen Überweisungsschein ist nur eines der Felder 4218, 4219 und 4226 zulässig. Bitte wenden Sie sich an Ihr Systemhaus.

Sie können den Fehler beheben, indem Sie im Schein nur eines der genannten Felder ausfüllen.
 
Fehler: Für ein Feld aus der Liste 'TSVG Unterbringungs-/Kontaktart (Feld 4103), Tag der Leistung (Feld 5000)' wurden keine Angaben gemacht. Zu häufiges Vorkommen oder falsche Stelle für das Feld: 'Dauerdiagnose (Feld 3673)'. Element '/xdtdata/scon0/...
In diesem Schein wurde keine Leistung hinterlegt. Bitte fügen Sie eine Leistung zu.
 
Fehler: Mindestens ein primärer ICD-Code muss für diesen Abrechnungsschein angegeben werden.
Fehler: Mindestens eines der Felder ICD-Code (FK 6001) oder Dauerdiagnose (ICD-Code) (FK 3673) muss vorhanden sein.
Bitte legen Sie für diesen Schein eine primäre Diagnose an. Nutzen Sie dafür bitte keine Freitextdiagnose, nur ein vollständiger ICD-10-Code (z.B. F79.1) wird akzeptiert.
 
Fehler: Formatfehler. Der Wert '0123456789' entspricht nicht dem zulässigen Format gemäß dem regulären Ausdruck '[A-Z]\d{9}'.
Der Wert '0123456789' ist für das Feld 'Versicherten-ID (Feld 3119)' nicht zulässig.
Element '/xdtdata/scon0/sadt0/s0101/f3119'.
Die manuell angelegte Versichertennummer ist unplausibel – beispielsweise, weil sie zu viele Zeichen enthält oder nicht mit einem Buchstaben beginnt. Bitte korrigieren Sie diese.
 
Fehler: Die Postleitzahl (FK 3112) oder 'Postfach-Postleitzahl' (FK 3121) fehlt. Nur für Patienten, die im Ausland wohnen (FK 3114 ungleich D oder FK 3124 ungleich D), gilt folgendes: Wenn ein Lesedatum der Versicherungskarte (FK 4109) vorhanden ist, dann kann die Postleitzahl und die 'Postfach-PLZ' fehlen.
Bitte bearbeiten Sie die Adresse des Patienten und fügen Sie eine Postleitzahl hinzu oder korrigieren Sie diese, falls eine nicht korrekte Postleitzahl hinterlegt ist.
 
Fehler: Achtung: Der Leistungstag (FK 5000) muss kleiner oder gleich dem Ende des Versicherungsschutzes (FK 4110) sein.
Dieser Fehler tritt meist bei Soldaten oder Angehörigen der Polizei auf. Dabei haben die Leistungen, die dem Schein zugeordnet sind, ein erfasstes Datum, das nicht innerhalb des Versicherungsschutzes liegt. Bitte korrigieren Sie das Datum in der Leistung oder im Versicherungsschutz.
 
Fehler: Achtung: Das Lesedatum der Versichertenkarte (FK 4109) muss innerhalb des Quartals des Behandlungstages liegen.
Achtung: Der Inhalt des Feldes 3010 muss innerhalb des durch das Quartal (4101) umschriebenen Zeitraums liegen.
Bitte bearbeiten Sie den Schein und wählen darin eine für das gleiche Quartal erstellte Versicherung aus. Wenn im aktuellen Quartal keine Gesundheitskarte eingelesen wurde, wird das Ersatzverfahren angewandt. Eine Videoanleitung dazu finden Sie im Kundenportal.
 

Fehler: 'Feld 4244' diese Feldkennung ist in diesem Satz nicht erlaubt. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Systemhaus in Verbindung.
'Feld 4245' diese Feldkennung ist in diesem Satz nicht erlaubt. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Systemhaus in Verbindung.
'Feld 4246' diese Feldkennung ist in diesem Satz nicht erlaubt. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Systemhaus in Verbindung.
'Feld 4244' diese Feldkennung ist in diesem Satz nicht erlaubt. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Systemhaus in Verbindung.
Bitte setzen Sie die Patientenakten zurück. Wie das geht, zeigt dieser Artikel. 

Warnung: Wenn das Feld 0224 übermittelt wird, muss auch das Feld 0227 übermittelt werden.
Dieser Fehler kommt sehr selten vor und besagt, dass das Ablaufdatum des Konnektor-Zertifikats nicht in der Abrechnungsdatei übermittelt wird. Bitte melden Sie sich bei uns, damit wir das unserer Entwicklungsabteilung weitergeben.

 
Warnung: Wenn das XML-Element gnr_zusatzangaben/gnr_zusatzangaben_liste/gnr_zusatzangabe/@V=?5010? für die GOP im Feld 5001 in der EBM-Stammdatei vorhanden ist, dann muss das Feld 5010 für jedes Feld 5001 einmal vorhanden sein.
Warnung: Wenn der Feldinhalt von Feld 5001 = 88331[G-alpha], 88332[G-alpha], 88333[G-alpha], 88334[G-alpha], 88335[G-alpha], 88336[G-alpha], 88337[G-alpha], 88338[G-alpha], 88339[G-alpha] oder 88340[G-alpha] ist, dann muss Feld 5010 einmal pro Feld 5001 vorhanden sein.

Dies wird behoben, indem man die Leistung bearbeitet und darin das genannte Feld bearbeitet. Die Nummer 5010 beispielsweise beschreibt das Feld Chargennummer, das bei Impfungen erforderlich ist.

Den vollständigen KBV Feld- und Regelkatalog finden Sie hier.